喜威（中国）-文档管理
公司简介：
喜威（中国）投资有限公司(以下简称喜威)是荷兰SHV Energy NV（以下简称SHV）全资所属公司。
于1994年进入中国，主要从事SHV在中国大陆市场液化石油气（LPG）与液化天然气（LNG）的相关业务。以SHV全球工艺领先技术优势为依托,结合中国市场的具体情况，喜威与SHV全球100多家实力雄厚的战略合作伙伴一起为中国市场各细分业务板块提供创新的技术解决方案，产品和服务涉及30多个应用领域，拥有超过130万的客户，喜威在中国的业务发展迅速，陆续在珠江三角洲及长江三角洲等地进行投资。
项目背景 ：
- 喜威燃气作为大型能源服务企业，公司在日常经营管理过程中，产生了大量的文档和资料，大约有20万个文档，1TB存储空间。这些资料最终都汇集到法律事务部进行归档管理。就性质而言，这些文档都是公司经营管理的结果性资料，对公司合法、合规经营具有法律证明、追溯和审计用途。因此，这些文档的创建、保留、使用、借阅、打印都需要严格进行管控和登记，以确保文档的规范性、安全性和保密性。
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电子档案的分类管理
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- 对于法务部来说，文档管理第一步，首先就是需要针对不同的电子档案进行分类，不同类别具有不同的编号、属性和管理规则。例如，对于政府特许经营项目，必须获得相关许可证和牌照，这些证照到期之前，系统能够提醒负责人，确保及时更新证照管理。文档主要分类包括：公司重大事件资料、证照性文书资料、产权性资料、凭证性材料、规范性文件、知识产权、劳务人事、法务文档、会计审计、内部审计等。
方案描述：
采用基于微软Office365的SharePoint Online云服务，可以轻松实现PDF,Word,Excel,PowerPoint等格式文档的创建、权限管控、在线浏览、打印控制和下载管控。在线预览能力让用户无需下载文档，就可以快速的查看文档内容，这样既节省了网络带宽，提升了用户体验，又保证了文档安全性。打印控制有效的防止证照、合同敏感信息的扩散。
基于Office365的云服务，客户无需任何网络、存储、服务器和软件许可的投入，采用租赁模式，按年付费即可。而Office365提供的99.9% SLA可用性保证，让企业将维护费用降到了最低。无需管理人员掌握专业知识，普通业务部门职员就可以实现系统的设置和管理。
项目收益 ：
安全、易用、可扩展的世界级云服务方案
快速上线，无需专业管理人员
无需基础设置投入
低成本启动，按需付费